### **Prozessbeschreibung: Auftragserfassung** **Prozessname:** Auftragserfassung **Prozessverantwortlich:** Vertriebsinnendienst / Kundenservice **Ziel:** Sicherstellung der vollständigen und korrekten Erfassung von Kundenaufträgen zur weiteren Bearbeitung und termingerechten Lieferung **Geltungsbereich:** Alle Kundenaufträge, die telefonisch, per E-Mail, über Webshop oder direkt vom Außendienst eingehen --- ### **1. Prozessschritte** |Schritt|Beschreibung|Verantwortlich|System / Dokument| |---|---|---|---| |1. Auftragseingang|Kunde übermittelt Bestellung über definierte Kanäle (Telefon, E-Mail, Webshop, Außendienst)|Kunde / Vertrieb|Eingangsmedium (z. B. E-Mail, Webshop)| |2. Auftragsprüfung|Überprüfung auf Vollständigkeit (Kundendaten, Artikelnummern, Mengen, Preise, Liefertermine)|Vertriebsinnendienst|Kundenauftrag, Preisliste, Produktdatenblatt| |3. Klärung offener Punkte|Rückfrage beim Kunden bei fehlenden oder unklaren Angaben|Vertriebsinnendienst|E-Mail, Telefonprotokoll| |4. Auftragserfassung|Eingabe des Auftrags in das ERP-System (z. B. SAP, Navision)|Vertriebsinnendienst|ERP-System| |5. Auftragsbestätigung|Erstellung und Versand der Auftragsbestätigung an den Kunden|ERP-System / Vertriebsinnendienst|Auftragsbestätigung (PDF)| |6. Weitergabe zur Auftragsabwicklung|Freigabe des Auftrags zur Kommissionierung / Fertigung / Lieferung|ERP-System / Logistik / Produktion|Interne Freigabemechanismen| --- ### **2. Eingaben und Ergebnisse** - **Eingaben:** Kundenauftrag, Kundendaten, Artikelinformationen, Preislisten - **Ergebnisse:** Erfasster und bestätigter Auftrag im ERP-System --- ### **3. Schnittstellen** - **Vertrieb/Außendienst:** Eingabe bzw. Weiterleitung von Kundenaufträgen - **Logistik/Produktion:** Umsetzung des bestätigten Auftrags - **Buchhaltung:** Übergabe für Rechnungserstellung --- ### **4. Qualitätsanforderungen** - Vollständigkeit der Daten (keine offenen Felder) - Richtigkeit der Preise und Konditionen - Einhaltung definierter Reaktionszeiten (z. B. Auftragserfassung innerhalb von 24h) --- ### **5. Dokumentation** - Auftragsdaten im ERP-System - Auftragsbestätigung als PDF (archiviert) - Kommunikationsprotokoll bei Klärungen